英語

最終更新日: 2019.07.21

<コラム>会議のAgendaにおける「Adjusting time」(調整時間)、なんのための時間だと思いますか?

今日は、海外ならではの誤解というか、なんでそうなるの?という小話をします。

職場でミーティングをやる際、どんな議題があるかを事前に集約し、報告時間と報告順序を決める役割があったりします。

3月での定例ミーティングは、わたしがこのまとめ役でした。

10人くらいのマネージャーが集まって行う会議なのですが、先月は結構案件も多い上に、多くの人が一人当たり15-20分くらいの報告時間を申請してきました。

過去の事例で、タイムスケジュール通りに進まないことが多かったのですが、わたしが進行役の時に時間が伸び伸びになるのが嫌でした。

そこで、わたしは今回、事前に申請した時間はしっかり守ってくださいと言う主旨のメールをみんなに出しておきました。

その上でアジェンダに以下のように書いておきました。

例)

15:00-15:15 Aの件について Wさん 15min
15:15-15:30 Bの件について Xさん 15min
15:30-15:45 Cの件について Yさん 15min
15:45-16:00 Dの件について Zさん 15min

16:00-16:10 Adjusting time – 10min

16:10-16:30 Eの件 Aさん 20min
・・・続く

実際の案件数と時間が違うのですが、ポイントはAdjusting time(調整時間)というのを入れたことです。

どんなに時間をしっかり守ってくださいと言ったところでのびのびになる可能性があります。

時間が延びた場合には、この時間をマージンを消費し、時間通り行けば繰り上げて進行する

そういった時間を設けるのがわたしの意図でした。

で、実際に会議が始まり、案の定、時間が押せ押せになり、Adjusting timeのところまできたわけです。

そこで、ある女性マネージャーが、

「Adjusting timeが来たわ!お粧ししてきなさいってことかしら?」みたいなことを言い残して、さっさとトイレに行ってしまいました・・・・・。

さらにもう1人の女性マネージャーも、それに続くという・・・。

この時点で、何となく違和感を感じてくれた男性マネージャーが私に確認してくれました。

「このAdjusting timeでのトイレ休憩のこと??」

「No No No—・・・そうではなくて、時間が伸びてしまったときのためのマージンです!!今回は遅れているので休憩を取るつもりはなかったんです!」

残っている一同大笑い。

結局、何人かが不在になってしまったので、この時間は休憩時間になってしまいました・・・・。

わかるでしょ?これはーーー!
わざわざオメカシの時間とりますかって!

時間が伸びた原因を作った人が真っ先にオメカシにいくという・・・・。

そうそう、ここは、海外でした・・・。

Marginと書けばよかったのかな?

まーなんて表現したらいいのかはわからなかったんですが、半分以上には伝わっていたので間違いではないと思います。

次回は通じると信じたい!

ではでは!


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